И-мэйл бичих талаар оюутнууддаа зөвлөх нь

Оюутан Боогийгоос и-мэйл иржээ. “Багш аа, миний даалгавар очиж явна шүү” гэж “Subject”-д нь бичжээ. Нээж үзвэл дотор нь нэг ч үг алга. Харин файл хавсаргасан байгаа нь ирүүлж буй даалгавар нь бололтой. Хичээлд суусан хориод оюутны олонхи нь нэг иймэрхүү маягийн цахим шуудан хааяахан чулуудна. Лекц болон унших материал явуулахад хүлээж авсан эсэхээ ч мэдэгдэхгүй таг чиг болж орхино. Хичээлийн журамд хүлээж авснаа мэдэгдэж байхыг сануулаад ч нэмэргүй.

Мэнд амрыг эрсэн, учир шалтгаанаа өгүүлсэн, нэрээ тавьсан и-мэйлийг тун цөөн оюутнаас хүлээн авлаа. Тэднийг бичгийн харилцааны ямархуу соёлтойг ирүүлсэн и-мэйл бүр нь гэрчлэн харуулж байна. Сэтгүүлч болохоор бэлтгэгдэж буй оюутнууд ийм байж огт болохгүй л дээ. Тэдэнд дунд сургуульд нь захидал бичгийн харилцааны талаар заагаагүй орхисон байж магад гэж бодоод энэхүү бяцхан зөвлөмжийг бичихээр шийдлээ.

И-мэйл бичих нь захидал бичгийн харилцааны чухал хэлбэр юм. Захидал нь хувийн ба албаны гэж хоёр янз байдаг. Тиймээс и-мэйл нь ч мөн үүн шиг хоёр янзын хэлбэрийг хадгална. Та нарын аав, ээж, ах, дүү, эгч, элгэн садан, амраг хань, анд нөхөд гээд дотнын хүмүүстээ бичдэг захидлууд мэдээж хувийнх байх болно. Харин багш, дарга, мэдээллийн эх сурвалжууддаа хандаж байгаа бол албан захидал бичих шаардлагатай.

Аливаа захидал нь албаны ч байсан, хувийн ч байсан мэнд амрыг хэлэлцсэн үгстэй, ямар зорилгоор захидал илгээснээ тайлбарласан байх ёстой. Хамгийн сүүлд нь өөрийн нэр усыг тавих нь чухал. Монголчууд өнө эртнийн бичгийн соёлтой ард түмэн. Гэхдээ дээр үеийнхэн шиг “Уулын урт усны чанадаас ам цаасаар бие болгон ...” гээд нурш гэсэн үг биш. Бидний үеийнхэнд нурших цаг байхгүй. Харин захидал бичгийн хүндэтгэлийн өнгө аясыг ямагт хадгалж байх нь тун чухал юм.

Одоо ихэнх албан харилцаа цахим шуудангаар дамжиж байна шүү дээ. Барууны сэтгүүлчид и-мэйлээр эх сурвалжуудаасаа ярилцлага, мэдээлэл авдаг практикт нэлээд эрт орчихсон явж байна. Тэд эх сурвалжуудтайгаа харилцсан и-мэйлээ эрхлэгч, редактор нартаа байнга хянуулж байдаг л даа. Тэднийг жинхэнэ харилцах хүнээ олж, зөв и-мэйл хаягаар нь хэрхэн харилцахад байнга сургаж байдаг. Магадгүй ийм талын сургалт манай оюутнуудад дутагдаж байж магад.

АНУ-д гэхэд хэвлэл мэдээлэлд зориулж ярилцлага, мэдээлэл авахдаа заавал тухайн эх сурвалжийн албаны буюу байгууллагаас нь олгосон и-мэйл хаягаар харьцах ёстой байдаг. Хувийн и-мэйлээр нь харилцсаныг албан ёсных гэж ерөнхийдөө хүлээн зөвшөөрдөггүй. Сурвалжлагч нар ч гэсэн өөрийнхөө байгууллагаас өгсөн и-мэйлийн хаягаар харилцах ёстой. Өөрөөр хэлбэл нь Нью Йорк Таймс сонины сурвалжлагч өөрийн reporter@nytimes.com хаягаас Цагаан ордны албаны хүний official@whitehouse.gov гэсэн хаягаар хандаж хүсэлтээ явуулж харилцсаныг л эрхлэгч, редактор нь хүлээн зөвшөөрч мэдээ материалдаа оруулахыг зөвшөөрнө гэсэн үг.

Төр засгийн байгууллагуудын албаны и-мэйл хаягаар харилцсан захидлууд олон нийтэд нээлттэй мэдээлэлд ордог. Билл Клинтоны засгийн газар буусны дараа лав Цагаан ордны дөрвөн мянга орчим и-мэйлийг нийтэд ил болгож, хамгийн олон удаа и-мэйлээр харилцсан ерөнхийлөгч гэж сонин хэвлэлд бичиж байсныг санаж байна. Барак Обамагийнх үүнээс хол давах байлгүй. Дөнгөж ерөнхийлөгч болсных нь дараа түүнд мянган хүүхдийн ирүүлсэн и-мэйлийг эмхэтгээд ном болгон гаргаж байна.

И-мэйлийн ач холбогдол улам бүр өсөж байна. Би зөвхөн сэтгүүл зүйтэй холбосон тайлбаруудыг хэлээд байгаа болохоос салбар болгонд энэ шуурхай нь дэндсэн цахим шуудан өгөөжөө өгч байгаа. Ямартаа ч гэсэн таны бичсэн богинохон и-мэйл өөрийн чинь тухай ойлголтыг огт нүүр учраагүй хүмүүст хоромхон зуурт хүргэж байдаг юм гэж ойлгоорой.

Хэрэв оюутан та нарт захидал бичгийн харилцаа түүний дотор цахим шуудангаар хэрхэн харилцах тухай зааж байгаагүй бол одоохондоо дараах зөвлөгөөг дагаарай.

• Юуны өмнө наад зах нь хоёр и-мэйл хаягтай бол. Нэгийг нь хувийн и-мэйл илгээхдээ, нөгөөг нь албаны харилцаандаа ашигла. Аль хэдийнэ олон и-мэйл нээчихсэн хүмүүс нэгийг нь л албан захидал илгээхдээ ашиглаарай.

• Хувийн и-мэйл хаягаа та ямар ч нэрээр нэрлэж болно. Боогий, Оогий, Доогий гэх мэт. Харин албанд ашиглах и-мэйлдээ нэр буюу овгоо бүтнээр нь оруулж байгаарай. Аюулгүй байдлын үүднээс ямар нэг тоо дагалдуулж болно. Ийм и-мэйл хаягаас энэ удаа багшдаа даалгавраа, дараагийн удаа шинэ орох ажлынхаа даргад резюмегээ, улмаар гадаадад сургуульд явахдаа өргөдлөө илгээж болно шүү дээ.

• И-мэйл бичих бүртээ “Subject” гэсэн мөрөнд илгээлтийнхээ гол санааг нэгээс хоёр үгээр бич. Хувийн и-мэйлд “Мэнд”, “Уулзая”, “Удахгүй очно”, “Шинэ кино” гэдэг ч юм уу, албаны и-мэйлд “Хурлын зар”, “Даалгавар”, “Резюме явуулав” гэдэг маягаар бич. Мэдээж гол төлөв латин үсгээр бичигдэнэ.

• Хүнээс ямар нэг зүйл и-мэйлээр хүлээж авсан бол заавал хариу өг. Хариу өгөхдөө том талархлын захидал бичих албагүй. Заавал мэндийг нь мэдэх гэсний ч хэрэггүй. Та мэдээж зав муутай байгаа. Хариу өгөх “Reply”гэдэг товчийг нь дараад л “Баярлалаа. Хүлээж авлаа” гэхэд болно. Ямар ч байсан явуулсан хүний санааг амраах хэрэгтэй. Учир нь сүлжээний саатлаас тухайн и-мэйл очоогүй ч байх юм бил үү?

• Хэн нэгний и-мэйлийг өөр хүнд зөвшөөрөлгүй бүү дамжуул. Хүн танаас өдөр шөнөгүй шалаад байлаа ч гэсэн тухайн хаягийн эзнээс зөвшөөрөл авч байж л дамжуулаарай.

• Хэн нэгний и-мэйлийг өөрийн ордог сошиал нэтворкингийн сайтад бүү холбо. Холбомоор байвал заавал зөвшөөрлийг нь аваарай.

• Хэн нэгнээс гинжин урсгалаар орж ирсэн элдэв марзан, эсвэл айлгах зорилготой и-мэйлүүдийг албаны харилцаатай хүмүүсийнхээ албаны и-мэйл хаяг руу нь бүү илгээ.

• И-мэйл бичихдээ үгийг бүү товчил. Энэ бол текст мессеж биш. Сүүлийн үеийн судалгаагаар текст мессеж бичиж эхэлснээр залуучуудын сэтгэн бодох ажиллагаа буурч байна гэж хэлний эрдэмтэд дүгнэсэн байна. Хүн бүтэн өгүүлбэрээр утга тодорхой ярьж, бичих тусам сэтгэх чадвар нь нэмэгдэж байдаг юм байна. Тэгээд ч бодоод үзэхэд бүтэн өгүүлбэр бичиж чадахгүй байгаа хүн чинь хэн нэгэн хүнтэй уулзаад ярилцлага авч чадах уу даа? Сэтгүүлч болох гэж байгаа хүний хувьд бодоод үз дээ.

Ийм л зүйлийг одоогоор зөвлөе дөө.

А.Оюунгэрэл

2009 оны 5 дугаарын сар 4