Monday, May 4, 2009

И-мэйл бичих талаар оюутнууддаа зөвлөх нь

Оюутан Боогийгоос и-мэйл иржээ. “Багш аа, миний даалгавар очиж явна шүү” гэж “Subject”-д нь бичжээ. Нээж үзвэл дотор нь нэг ч үг алга. Харин файл хавсаргасан байгаа нь ирүүлж буй даалгавар нь бололтой. Хичээлд суусан хориод оюутны олонхи нь нэг иймэрхүү маягийн цахим шуудан хааяахан чулуудна. Лекц болон унших материал явуулахад хүлээж авсан эсэхээ ч мэдэгдэхгүй таг чиг болж орхино. Хичээлийн журамд хүлээж авснаа мэдэгдэж байхыг сануулаад ч нэмэргүй.

Мэнд амрыг эрсэн, учир шалтгаанаа өгүүлсэн, нэрээ тавьсан и-мэйлийг тун цөөн оюутнаас хүлээн авлаа. Тэднийг бичгийн харилцааны ямархуу соёлтойг ирүүлсэн и-мэйл бүр нь гэрчлэн харуулж байна. Сэтгүүлч болохоор бэлтгэгдэж буй оюутнууд ийм байж огт болохгүй л дээ. Тэдэнд дунд сургуульд нь захидал бичгийн харилцааны талаар заагаагүй орхисон байж магад гэж бодоод энэхүү бяцхан зөвлөмжийг бичихээр шийдлээ.

И-мэйл бичих нь захидал бичгийн харилцааны чухал хэлбэр юм. Захидал нь хувийн ба албаны гэж хоёр янз байдаг. Тиймээс и-мэйл нь ч мөн үүн шиг хоёр янзын хэлбэрийг хадгална. Та нарын аав, ээж, ах, дүү, эгч, элгэн садан, амраг хань, анд нөхөд гээд дотнын хүмүүстээ бичдэг захидлууд мэдээж хувийнх байх болно. Харин багш, дарга, мэдээллийн эх сурвалжууддаа хандаж байгаа бол албан захидал бичих шаардлагатай.

Аливаа захидал нь албаны ч байсан, хувийн ч байсан мэнд амрыг хэлэлцсэн үгстэй, ямар зорилгоор захидал илгээснээ тайлбарласан байх ёстой. Хамгийн сүүлд нь өөрийн нэр усыг тавих нь чухал. Монголчууд өнө эртнийн бичгийн соёлтой ард түмэн. Гэхдээ дээр үеийнхэн шиг “Уулын урт усны чанадаас ам цаасаар бие болгон ...” гээд нурш гэсэн үг биш. Бидний үеийнхэнд нурших цаг байхгүй. Харин захидал бичгийн хүндэтгэлийн өнгө аясыг ямагт хадгалж байх нь тун чухал юм.

Одоо ихэнх албан харилцаа цахим шуудангаар дамжиж байна шүү дээ. Барууны сэтгүүлчид и-мэйлээр эх сурвалжуудаасаа ярилцлага, мэдээлэл авдаг практикт нэлээд эрт орчихсон явж байна. Тэд эх сурвалжуудтайгаа харилцсан и-мэйлээ эрхлэгч, редактор нартаа байнга хянуулж байдаг л даа. Тэднийг жинхэнэ харилцах хүнээ олж, зөв и-мэйл хаягаар нь хэрхэн харилцахад байнга сургаж байдаг. Магадгүй ийм талын сургалт манай оюутнуудад дутагдаж байж магад.

АНУ-д гэхэд хэвлэл мэдээлэлд зориулж ярилцлага, мэдээлэл авахдаа заавал тухайн эх сурвалжийн албаны буюу байгууллагаас нь олгосон и-мэйл хаягаар харьцах ёстой байдаг. Хувийн и-мэйлээр нь харилцсаныг албан ёсных гэж ерөнхийдөө хүлээн зөвшөөрдөггүй. Сурвалжлагч нар ч гэсэн өөрийнхөө байгууллагаас өгсөн и-мэйлийн хаягаар харилцах ёстой. Өөрөөр хэлбэл нь Нью Йорк Таймс сонины сурвалжлагч өөрийн reporter@nytimes.com хаягаас Цагаан ордны албаны хүний official@whitehouse.gov гэсэн хаягаар хандаж хүсэлтээ явуулж харилцсаныг л эрхлэгч, редактор нь хүлээн зөвшөөрч мэдээ материалдаа оруулахыг зөвшөөрнө гэсэн үг.

Төр засгийн байгууллагуудын албаны и-мэйл хаягаар харилцсан захидлууд олон нийтэд нээлттэй мэдээлэлд ордог. Билл Клинтоны засгийн газар буусны дараа лав Цагаан ордны дөрвөн мянга орчим и-мэйлийг нийтэд ил болгож, хамгийн олон удаа и-мэйлээр харилцсан ерөнхийлөгч гэж сонин хэвлэлд бичиж байсныг санаж байна. Барак Обамагийнх үүнээс хол давах байлгүй. Дөнгөж ерөнхийлөгч болсных нь дараа түүнд мянган хүүхдийн ирүүлсэн и-мэйлийг эмхэтгээд ном болгон гаргаж байна.

И-мэйлийн ач холбогдол улам бүр өсөж байна. Би зөвхөн сэтгүүл зүйтэй холбосон тайлбаруудыг хэлээд байгаа болохоос салбар болгонд энэ шуурхай нь дэндсэн цахим шуудан өгөөжөө өгч байгаа. Ямартаа ч гэсэн таны бичсэн богинохон и-мэйл өөрийн чинь тухай ойлголтыг огт нүүр учраагүй хүмүүст хоромхон зуурт хүргэж байдаг юм гэж ойлгоорой.

Хэрэв оюутан та нарт захидал бичгийн харилцаа түүний дотор цахим шуудангаар хэрхэн харилцах тухай зааж байгаагүй бол одоохондоо дараах зөвлөгөөг дагаарай.

  • Юуны өмнө наад зах нь хоёр и-мэйл хаягтай бол. Нэгийг нь хувийн и-мэйл илгээхдээ, нөгөөг нь албаны харилцаандаа ашигла. Аль хэдийнэ олон и-мэйл нээчихсэн хүмүүс нэгийг нь л албан захидал илгээхдээ ашиглаарай.

  • Хувийн и-мэйл хаягаа та ямар ч нэрээр нэрлэж болно. Боогий, Оогий, Доогий гэх мэт. Харин албанд ашиглах и-мэйлдээ нэр буюу овгоо бүтнээр нь оруулж байгаарай. Аюулгүй байдлын үүднээс ямар нэг тоо дагалдуулж болно. Ийм и-мэйл хаягаас энэ удаа багшдаа даалгавраа, дараагийн удаа шинэ орох ажлынхаа даргад резюмегээ, улмаар гадаадад сургуульд явахдаа өргөдлөө илгээж болно шүү дээ.

  • И-мэйл бичих бүртээ “Subject” гэсэн мөрөнд илгээлтийнхээ гол санааг нэгээс хоёр үгээр бич. Хувийн и-мэйлд “Мэнд”, “Уулзая”, “Удахгүй очно”, “Шинэ кино” гэдэг ч юм уу, албаны и-мэйлд “Хурлын зар”, “Даалгавар”, “Резюме явуулав” гэдэг маягаар бич. Мэдээж гол төлөв латин үсгээр бичигдэнэ.

  • Хүнээс ямар нэг зүйл и-мэйлээр хүлээж авсан бол заавал хариу өг. Хариу өгөхдөө том талархлын захидал бичих албагүй. Заавал мэндийг нь мэдэх гэсний ч хэрэггүй. Та мэдээж зав муутай байгаа. Хариу өгөх “Reply”гэдэг товчийг нь дараад л “Баярлалаа. Хүлээж авлаа” гэхэд болно. Ямар ч байсан явуулсан хүний санааг амраах хэрэгтэй. Учир нь сүлжээний саатлаас тухайн и-мэйл очоогүй ч байх юм бил үү?

  • Хэн нэгний и-мэйлийг өөр хүнд зөвшөөрөлгүй бүү дамжуул. Хүн танаас өдөр шөнөгүй шалаад байлаа ч гэсэн тухайн хаягийн эзнээс зөвшөөрөл авч байж л дамжуулаарай.

  • Хэн нэгний и-мэйлийг өөрийн ордог сошиал нэтворкингийн сайтад бүү холбо. Холбомоор байвал заавал зөвшөөрлийг нь аваарай.

  • Хэн нэгнээс гинжин урсгалаар орж ирсэн элдэв марзан, эсвэл айлгах зорилготой и-мэйлүүдийг албаны харилцаатай хүмүүсийнхээ албаны и-мэйл хаяг руу нь бүү илгээ.

  • И-мэйл бичихдээ үгийг бүү товчил. Энэ бол текст мессеж биш. Сүүлийн үеийн судалгаагаар текст мессеж бичиж эхэлснээр залуучуудын сэтгэн бодох ажиллагаа буурч байна гэж хэлний эрдэмтэд дүгнэсэн байна. Хүн бүтэн өгүүлбэрээр утга тодорхой ярьж, бичих тусам сэтгэх чадвар нь нэмэгдэж байдаг юм байна. Тэгээд ч бодоод үзэхэд бүтэн өгүүлбэр бичиж чадахгүй байгаа хүн чинь хэн нэгэн хүнтэй уулзаад ярилцлага авч чадах уу даа? Сэтгүүлч болох гэж байгаа хүний хувьд бодоод үз дээ.

Ийм л зүйлийг одоогоор зөвлөе дөө.

А.Оюунгэрэл

2009 оны 5 дугаарын сар 4

19 comments:

Цогтоо said...

Сайн байна уу та

Блогтоо залууст хэрэгтэй сайхан зөвлөгөө оруулжээ.
Эрдмийн ажилд тань амжилт хүсье

Өнөржаргал said...

Их хэрэгтэй зөвлөгөө оруулжээ, баярлалаа танд

A.Oyungerel said...

Сайн байцгаана уу?

Блогт минь байнга зочилдогт баярладаг шүү. Та бүхэн и-мэйл бичих талаар оюутнууддаа сайн хэлж өгч байгаарай. Энэ зөвлөгөөг унш гэж хэлсэн ч болно. Манай оюутнуудад бичгийн соёл тун их дутаж байна даа. Багш нар л үүнд сургах ёстой шүү дээ. Тийм ээ?

Та нарт ч ажлын амжилт хүсье.
Оюунгэрэл

jagdag said...

Оюутан гэлтгүй хэн бүхэнд хэрэгтэй зөвлөгөө байна. Үргэлжүүлээд бичээд байгаарай. Бид чинь ер нь нилээд их соён гэгээрэх хэрэгтэй болсон шиг байна. Бичгийн соёл 90-д оноос хойш эрс уруудсан гэчихвэл олон хүн маргах болов уу. Багш нар ч имэйл бичихдээ бас анхаарах хэрэгтэй болжээ.

Burmaa said...

Сайн байна уу? Ер нь бол албан бичиг, дарга, багш гэлгүйгээр адилхан л монгол хэлээ зөв зохистой бичих нь чухал байх. Зарим үед өөрт ирсэн и-мэйлээ ойлгож уншихад ч бэрх байдаг шүү дээ. Тэгэхээр хүн бүр уншиж өөртөө тусгаж аваасай л гэж бодож байна.

A.Oyungerel said...

Саналаа бичсэн хүмүүст баярлалаа. Багш нар л хүүхдүүдийг бичгийн соёлд багаас нь сургах үүрэгтэй лдээ. Зөвлөгөөндөө би өөр нэг санааг оруулахаа мартжээ. Юу гэвэл багш оюутны хооронд и-мэйл явуулсан явуулаагүй ба хүлээж авсан аваагүй тухай маргаан үүсдэг л дээ. Түүнээс сэргийлж хугацаа заасан чухал даалгавар, эсвэл албан захидал илгээж байгаа бол баттай болгох үүднээс хоёр удаа илгээчихэд гэмгүй. Түүнчлэн өөртөө давхар явуулчихвал (CC or BCC) үнэхээр явуулсны баталгаа нь үлдэнэ.
А.Оюунгэрэл

Ганчимэг said...

Сайхан зөвлөгөө байна, баярлалаа

A.Oyungerel said...

Баярласанд баярлалаав
Оюунгэрэл

Хулан said...

Сайн байна уу? багшаа. Үнэхээр хэрэгтэй, сайхан зөвлөгөө байна шүү. Оюутан бид нарт маш хэрэгтэй, ялангуяа сэтгүүлч болох гэж буй бидэнд зайлшгүй мэдэж байх ёстой зүйлс байна. Одоо сайн мөрдөж, хэрэгжүүлж байх болно оо.
Баярлалаа
Таньд амжилт хүсье!
Г.Хулан

A.Oyungerel said...

Тийм ээ, Хулан аа. Орчин цагийн нийгмийн харилцаанд орохын тулд залуус та нарт маш нарийн шаардлагууд тавигдаж байгаа. Түүний нэг нь техник хэрэгслийн тусламжтайгаар хүмүүстэй хэрхэн харилцах тухай шаардлага юм. Үүнийг ойлгож тусгаж авч буйд талархъя.
Оюунгэрэл

Amarzaya said...

Сайн байна уу. Мэддэг ч юм шиг хэрнээ хааяа анзааралгүй өнгөрдөг зүйлийг сануулсанд баярлалаа. Таньтай харилцаж байсан захидлуудаа дахиж харахад хүрлээ шүү :D Санасныг бодвол дээр байна. Гэхдээ анхаарах зүйлүүд бас олж харлаа. Thanks!

A.Oyungerel said...

Блогт минь зочилсонд, мөн саналаа үлдээсэнд баярлалаа.
Оюунгэрэл

ganga said...

Sain baina uu,
Tani blogiig togtmol unshdag. Huuhduud baitugai tomoohon ajil erhleed yavj baigaa uls mail avsan esehed hariu helehgui tag boldog gem haramsaltai ni baisaar baina.
Setguulch niitlegchdiin yos zuin hem hemjeeni talaar bichleg oruulahgui yu!

A.Oyungerel said...

Тийм шүү, Ганга аа. Томоохон албан тушаалын хүмүүс и-мэйл бичихийг бараг нарийн бичгийн даргын ажил гэж боддог байх аа. Нийгмийн өөрчлөлт хөгжилтэйгээ зэрэгцэж чадахгүй байгаагийн л шинж. Нийгмийн хоцрогдлын хэлбэр ч гэх юм уу даа. Бидний олонхи одоо л нэг суурин нийгэмд амьдрахаар хот бараадаж, шинэ төрлийн харилцаанд орж үзэж байна шүү дээ. Тиймээс ахуй соёлтой ч холбоотой юм. Харин залуу үеэ өөр болгохын тулд одооноос зааж сургах нь чухал юм.
Би урьд өмнө бичиж нийтлүүлж байсан зүйлсээ л тавих гэж энэ блогийг нээсэн юм. Гэхдээ бас шинэ зүйлс бичих санаа бий. Өөрийн чинь хүсэлтийг хүлээж авлаа. Сэтгүүлчдийн ёс зүйн талаар юм бичнэ ээ.
Баярлалаа.
Оюунгэрэл

Battsetseg said...

Bayrlalaa bagshaa.omn ni ene bugdiig anzaarahgui ih buduuleg @ ih yavuuldag bjee. odoonoos anhaarah bolnoo
Battsetseg

Anonymous said...

unshlaa.heregtei zuvluguu bna.bayarlalaa tuul

Anonymous said...

bidend ih heg boloh zuil ee. hicheel oj bhad ene talaar ih bodoj tan ruu hariu bicheh zereg dr anhaaraj bsan, suulde zalhuurad bolichihsaon gehdee unuudur ih chuhal bolohiig ni ulam bur oilgoh bolloo. tand bayarlalaa .mail bichehdee anhaarch bh bolnoo
A.Amartuvhin

A.Oyungerel said...

Та нар ажил дээр гараад олон орны хүмүүстэй харилцах тул зөв бичээд хэвших нь тун чухал шүү.
Багш нь

Tserenpil said...

Тун хэрэгтэй зөвлөгөө өгсөнд баярлалаа. Бидний үеийн залуучууд зөв бичгийн дүрэмнээс авахуулаад бичгийн соёл үнэхээр тааруу. Email энэ тэр бичих бол наад зах нь. Бас тэр реферат энэ тэр бичнэ гэж бас л баллаж хаяж байгаа юм даа. ;) Би өөрийгөө бас ч гайгүй гэж боддог байсан чинь энд хүрч ирээд л эндхийн оюутнууд ямар сүрхий бичгийн соёлтойг нь, санаагаа илэрхийлж хэлж байгаа нь, илтгэлийнхээ слайдыг яаж бэлдэж, хэрхэн илтгэж байгаа зэргийг хараад өөрийгөө яагаа ч гүй яваа юм байна даа гэж бодсон. Их сургуульд сурсан хүн нэг их сүрхий мэргэжилтэн болохоо болъё гэхэд дор хаяж бичгийн соёлтой болж төгсөх ёстой юм байна даа гэж бодсон шүү. Багш нар ч оюутан сурагчиддаа зааж хэлж өгч хэвшүүлж байх хэрэгтэй болов уу.